Názvy podnikových činností a jejich úloha v řídícím procesu

Radomír Klabal, Olga Müllerová

[Články]

(pdf)

-

Řízení hospodářských organizací je náročná odborná práce, jejíž důsledky mají hluboký vliv na společnost. Řízení se uskutečňuje v procesu výměny informací mezi řídícím a řízeným systémem (tj. mezi vedením a mezi výkonnými složkami), mezi jednotlivými stupni a prvky řízení i navzájem mezi prvky výkonnými. Převážná část informací vztahujících se k řízení má formu přirozeného jazyka. Jde o různé texty (psané i mluvené), v nichž kvalita jazykového vyjádření (ve smyslu správnosti, jednoznačnosti, smysluplnosti a interpretovatelnosti) zčásti podmiňuje i kvalitu řízení.

Řídící akty (tj. např. na úrovni podniku příkaz ředitele, směrnice, sdělení, technické a výrobní příkazy) a různé písemné materiály popisující způsob a řád fungování prvků, částí i celku jsou vyjadřovány jazykem s poměrně malým podílem odborného názvosloví.[1] Spolu s gramatickými a stylistickými nedostatky textu to leckdy má za následek chybnou interpretaci různých ustanovení, nesprávné pochopení požadavků, pracovních předpisů a postupů atp. (srov. následující formulace, vybrané víceméně náhodně z některých materiálů, které jsou předmětem našeho zkoumání: Řízení vedoucích pracovníků musí zabezpečovat především kvalitní informace. — Zohlednění výše odměn a prémií z výše uvedeného titulu musí být v souladu s řády pro prémiování a odměňování s orientací na hodnocení hospodárnosti, jakosti a efektivnosti práce směřující k maximální zásluhovosti za vykonanou práci. — Odborným útvarem ředitelství, jež je součástí úseku kádrové práce, jehož posláním je zabezpečování rozvoje pracovní iniciativy, je odbor personální. — Vedoucím se ukládá zajistit jmenované pracovníky.). Chybná interpretace některých formulací bývá i příčinou vzniku sporů a dohadů; v krajním případě se může negativně promítnout i do výkonnosti, kvality, kooperativnosti atp. a ve svých důsledcích by mohla vést i k hospodářským škodám. Proto lze předpokládat, že zvýšená [58]kvalita verbálních informací by se kladně odrazila ve vyšší kvalitě procesu řízení a tím i v hospodářských výsledcích.

O zvýšeném zájmu různých oblastí praxe o spolupráci s lingvisty, vyvolaném společenskými potřebami, svědčí i některé zahraniční publikace, srov. např. monografii H. Schönfelda a J. Donatha, Sprache im sozialistischen Industriebetrieb (Reihe Sprache und Gesellschaft, Band 15, Berlin 1978). Tato publikace je výsledkem empirického výzkumu ve dvou průmyslových podnicích a přináší cenné teoretické úvahy o úloze jazyka při plánování a organizování i mnoho konkrétních jazykových poznatků, zejména z oblasti slovní zásoby. Ojedinělým jevem není ani to, že lingvistická teorie začíná stále více stavět na textech zobrazujících současné společensko-politické a hospodářské dění. Např. řada příspěvků ve sb. Sprache und Pragmatik (vydala I. Rosengrenová, Malmö 1983), zabývajících se problematikou komunikační struktury textu, vychází ze studia obchodních dopisů.

Řízení a organizování se realizuje v hospodářských organizacích rovněž tvorbou písemných dokumentů normativního charakteru, jako jsou statut (vymezuje především poslání organizace a její právní subjektivitu), organizační řád (popisuje vnitřní členění na organizační, tj. řídící a funkční útvary, a vztahy mezi nimi, jejich působnost, pravomoc a odpovědnost), pracovní řád (popisuje práva a povinnosti vyplývající z pracovního poměru), popisy funkčních míst (udávají náplň práce) atp. Pracovníci hospodářské organizace se podílejí i na vzniku většiny směrnic, pokynů či příkazů a jiných řídících dokumentů, jimiž mají být optimálně organizovány výrobní prostředky, předměty a síly v čase, prostoru a daných (vnějších) společenských, ekonomických, technických, eventuálně dalších podmínkách.

Hlavní objekty pojmenování v oblasti řízení a organizování hospodářské organizace tvoří: organizační útvary, činnosti, materiály a produkty, čas, cíl, podmínky a okolnosti.[2]

Názvy organizačních útvarů se ustálily a tvoří již stabilní názvoslovnou soustavu. Patří do ní pojmenování jako resort, obor, výrobní hospodářská jednotka, podnik, závod, dílna, oddělení, referát a další, která implicitně obsahují příslušné charakteristiky, totiž orga[59]nizační postavení v řídící struktuře vyšších celků, rozsah kompetence a pravomocí vedoucího, přibližný počet pracovníků atp. Vztah těchto charakteristik a názvů útvaru je jednoznačný a v komunikaci odborníků není třeba je uvádět.

Pojmenování materiálů a produktů je v dosti širokém rozsahu vymezeno názvoslovnými normami a jde jen o jejich důsledné uplatňování.

Čas je v činnosti hospodářské organizace vyjadřován kalendářním a hodinovým údajem nebo vztahem k nějaké (výrobní) události či situaci, eventuálně jde o opakované činnosti. Pro většinu případů je jazykové vyjádření časového údaje ve formě, které se používá v běžné komunikaci, vyhovující, tj. dostatečně přesné a jednoznačné. Nejasnosti, které někdy vznikají při používání formulací jako např. práci je nutno dokončit co nejdříve, oprava potrvá delší dobu atp., jsou způsobeny výhradně autorem textu, který jich používá, jestliže se nechce nebo nemůže vyjádřit přesněji.

Cíl existence a fungování hospodářské organizace je často vyjadřován číselnými údaji, tj. hodnotami ekonomických a technických ukazatelů, jejichž názvy mají charakter odborného termínu (např. hrubá výroba, maloobchodní obrat, vlastní náklady, upravené vlastní výkony, zisk, rentabilita atp.).

Podmínky a okolnosti, za nichž se uskutečňuje hospodářská činnost organizace, zejména činnost výrobní, jsou většinou pojmenovány prostředky běžného jazyka, mohou však být označeny i pomocí speciálních kódů, jako je tomu např. při světelné signalizaci, kdy je každému světlu, případně kombinaci světel přiřazen specifický význam (podobně jako je tomu při řízení křižovatek světly), nebo při polohové signalizaci (srov. traťové semafory).

Nejméně jsou dosud propracovány a ustáleny názvy jednotlivých činností, přestože patří ke stěžejním objektům pojmenování při řízení a organizování. Činnostmi nazýváme jednotlivé druhy prací, fáze procesů a dějů, jejichž uskutečňování je nutné k tomu, aby hospodářská organizace optimálně fungovala a plnila tak své základní společenské a hospodářské poslání.

Při rozborech skladby činností hospodářských organizací se ukazuje, že se zde poměrně často v platnosti jejich pojmenování vyskytují víceznačná, málo určitá, resp. příliš obecná slovesa (nejčastěji zajišťovat, zabezpečovat, dbát o něco, podílet se na něčem atp.). Dostatečně určitý význam jim nedodává ani jejich nutné substantivní doplnění. Tak [60]např. ani spojení zajišťovat splnění plánu, dbát o rozvoj pracovní iniciativy, podílet se na vypracování projektu atp. nevyjadřují dost jasně způsob a podíl účasti na jistém konkrétním úkolu. Tyto nejasnosti a praktické potíže z nich vyplývající jsou způsobeny a) tím, že neexistuje úplná soustava vhodných názvů pro všechny činnosti hospodářských organizací; b) neujasněností, co všechno má jednotlivá činnost zahrnovat; c) nevyhovující vyjadřovací schopností autora textu, jeho malou slovní zásobou, nedostatečnými zkušenostmi organizátora, řídícího pracovníka. Poslední ze jmenovaných činitelů je subjektivní povahy; činitel b) souvisí mimo jiné s nekvalifikovaností pro danou organizátorskou práci, resp. s jejím nekvalitním vykonáváním, k činiteli a) srov. dále.

V dalších úvahách se budeme poněkud blíže zabývat soustavou názvů základních činností hospodářských organizací. V současné době je stále více žádoucí jejich systemizace. Vedou k ní, jak už bylo naznačeno, požadavky na zvýšení odbornosti a přesnosti jazyka řízení a organizování (zejm. požadavky na jednoznačnou interpretovatelnost řídících aktů a normativních dokumentů, pracovních postupů, ale i zkušeností z řídící a organizátorské praxe), je žádoucí při využívání počítačů pro automatizovanou tvorbu organizačních norem (organizačních řádů, popisů funkčních míst a pracovních náplní) a konečně také pro racionalizační analýzy při zkvalitňování funkce systému řízení (jde o úplnost systému činností, snazší vyhledávání neracionálních okolností, postupů ap., zpracovatelnost analýz počítačem atp.).

Při pokusu o systemizaci činností hospodářských organizací lze postupovat v podstatě dvojím způsobem: /1/ Vytvořit skupiny názvů činností podle poslání, resp. úkolů jednotlivých organizačních útvarů hospodářské organizace. /2/ Seřadit názvy činností do určitých posloupností na základě účelových (technologických a metodologických) závislostí, tj. podle procesů probíhajících v hospodářské organizaci. Probereme postupně oba způsoby.

/1/ S ohledem na požadavek jednoznačné identifikace a také formální jednotnosti názvů činností pro automatizované zpracování se zdá, že nejvhodnější by bylo pojmenovávat činnosti jednotlivých organizačních útvarů hospodářské organizace pomocí sloves (ve tvaru infinitivů nebo podstatných jmen slovesných). Při takovém pokusu se ovšem setkáváme s některými problémy. Nejsou např. vhodná slovesa, která by souhrnně vystihovala činnosti některých základních organi[61]začních útvarů hospodářské organizace. Z názvů činností těchto útvarů, které jsou často v praxi označovány jako odborné úseky (výrobní úsek, úsek materiálně technického zásobování, úsek kádrové a personální práce, úsek technického rozvoje, obchodní úsek a ekonomický úsek), je pro úsek výrobní k dispozici sloveso vyrábět, které v podstatě zahrnuje všechny druhy konkrétních výrobních činností. Pro ostatní odborné úseky nemá jazyk taková slovesa k dispozici (např. sloveso zásobovat, jímž bychom se mohli pokusit nazvat souhrnně činnost úseku materiálně technického zásobování, označuje jenom jeden z druhů jeho činností, podobně je tomu např. i se slovesem kádrovat pro vystižení činností úseku kádrové a personální práce). Na nižších organizačních úrovních, tzn. v jednotlivých útvarech v rámci odborných úseků existují obdobné a i další problémy. Nejméně jich je v oblasti výroby, kde jednotlivé pracovní úkony lze přesně a výstižně pojmenovat, např. slovesy soustružit, hoblovat, svařovat, tkát atp., z jiných oblastí např. účtovat, projektovat, expedovat atp. V jiných útvarech nejsou činnosti vždy úplně vyjasněné nebo mají globální charakter a nelze požadavku na pojmenování pomocí slovesa vyhovět; jde hlavně o činnosti takových útvarů, jako je např. oddělení bezpečnosti práce, oddělení řízení jakosti, zvláštní oddělení, referát metodiky informační soustavy atp. Z hlediska jazykového je nesplnitelný a také neopodstatněný požadavek jednoslovnosti názvů pojmenovávaných činností. Ten kladou pracovníci zabývající se automatizovanou tvorbou organizačních norem atd., ale také je podporován podnikovou komunikační praxí. V této (zejména mluvené) praxi se lze běžně setkat s jednoslovnými slovesnými slangovými pojmenováními, např. rozpočtovat, statistikovat, průzkumovat, náborovat atp.

Jak jsme se pokusili naznačit, přináší způsob systemizace pojmenování činností hospodářské organizace podle jednotlivých organizačních útvarů značné jazykové problémy. Způsob druhý, o němž se zmíníme dále, zdá se být z jazykového hlediska přijatelnější.

Jako ilustraci různých způsobů pojmenování činností, která vystihují více či méně vhodně pracovní náplň jednotlivých organizačních útvarů (odborných úseků) hospodářské organizace, uvádíme následující výčet jejich názvů, tak jak jsou uvedeny v organizačních řádech.
Ekonomický úsek: financování, inventarizování, kalkulování, provádění rozborů, sestavování hospodářských plánů, stanovení/stanovování cen, vykonávání metodické činnosti v oblasti plánu a informační soustavy, vypracování rozpočtů, vytváření hospodářských normativů, zpracovávání statistik, zpracovávání výkazů.
Obchodní úsek: bilancování, dopravování, expedování, normování zásob, pláno[62]vání odbytu, obchodně-technický servis, obchodně-právní činnost, plánování materiálně technického zásobování, propagace, přepravování, reklamační činnost, skladování, zásobování.
Úsek technického rozvoje: archivování, činnost útvaru vědeckotechnických a ekonomických informací, normalizování, prognózování, projektování, provádění výzkumu, poradenská činnost, technická příprava výroby, typizování.
Úsek kádrové a personální práce: hodnocení pracovníků, kádrové záležitosti, péče o rozvoj iniciativy, přijímání zaměstnanců, přeškolování, rušení pracovního poměru, školení, zaučování, získávání zaměstnanců.

/2/ Názvy podnikových činností seřazené do posloupností zobrazují procesy, jejichž pomocí se realizují jednotlivé funkce hospodářské organizace a v souhrnu pak její poslání.

Pro další úvahy byly zvoleny procesy probíhající v jednom z typů hospodářských organizací, totiž v podniku. Podnik je optimálním představitelem organizační jednotky v hospodářské sféře; v jeho struktuře jsou implicitně zahrnuty všechny činnosti nutné pro realizaci ekonomické, sociální a ideově politické funkce hospodářské organizace. Jde o organizační jednotku s plnou autonomií a právní odpovědností při zajišťování těchto funkcí.

Kritériem pro volbu výchozího počtu procesů je nutnost postihnout klíčové, metodologicky odlišné funkce podniku tak, aby byly pokryty všechny základní sféry jeho působení i vnitřního chodu. Ukázalo se, že pro tento účel jsou co do počtu minimální a zároveň dostačující procesy označené slovesy řídit/rozhodovat, zpracovávat, projednávat, produkovat, obstarávat, pečovat.[3] Vzhledem k činnosti podniku lze stručně vymezit význam těchto slovesných pojmenování takto:
Řídit/rozhodovat: název pro cílevědomé působení na lidi, stroje a veškeré dění v hospodářské organizaci; cílem řízení/rozhodování je dosáhnout stanovených cílů v jistých materiálních podmínkách, jako jsou hospodárnost, čas, rentabilita atp.
Zpracovávat: název činností, jimiž se informace různého druhu převádějí do praktických výsledků (různé činnosti, jejichž cílem je zpracování materiálů, surovin atp., se řadí do procesů označených slovesem produkovat). Tato transformace může být předepsána (pracovní postup, metodika či algoritmus) a pak jde o rutinní zpracování, anebo [63]existuje pouze představa o výstupu a pak zpracování má obvykle charakter tvůrčího procesu.
Projednávat: název pro proces záležející v dialogu dvou stran, v jehož průběhu účastníci hledají řešení sporu nebo daného či vytčeného problému. Výsledkem projednávání je nejčastěji výrok (závěr), který svým obsahem i formou uspokojuje účastníky projednávání v tom smyslu, že uzavírá daný problém, popřípadě vytyčuje další postup při jeho řešení.
Produkovat: název procesů, jejichž výsledkem jsou výrobky spotřebované mimo podnik (spotřební předměty, materiály, užitné objekty atp.).
Obstarávat: název procesů, jimiž jsou zabezpečovány potřebné podmínky pro existenci podniku. Výsledkem obstarávání je pohotová dostupnost všech podmiňujících (zdrojových i lidských) složek fungování podniku (lidí, zařízení, budov, financí, materiálů, energií atp.).
Pečovat: název procesů, jejichž smyslem je zachování nebo zlepšení (zlepšování) stavu a vlastností objektů podniku, tj. veškerého zařízení a lidí, jakož i některých specifických faktorů produkčního, zpracovatelského a obstaravatelského rázu. Výsledkem pečování je stabilita a pohotová akceschopnost lidí i připravenost materiálových složek.

Procesy označené uvedenými slovesy se skládají pochopitelně z celé řady dílčích činností, které někdy mají charakter jednotlivých fází procesu nebo jde o skupinu činností spjatých společným cílem. Tak např. proces označený slovesem řídit/rozhodovat je příčinně spjatou soustavou činností, které lze vyjádřit slovesy plánovat, organizovat, koordinovat, kontrolovat, odpovídat za něco. V procesu zpracování lze vymezit fáze označené slovesy převzít (úkol, zadání), studovat, řešit, ověřovat, korigovat, dokumentovat, podobně proces projednávání se skládá z činností znamenajících jeho jednotlivé fáze (iniciovat, tj. vyvolávat, dávat podněty; jednat; uzavírat). Činnosti zahrnuté do procesu produkovat jsou velmi rozmanité podle druhu produkce podniku, nejobecněji je lze označit slovesy připravovat, vyrábět, zkoušet, předávat (do užívání). Do procesu obstarávání patří činnosti poptávat se, sjednávat, opatřovat, skladovat, evidovat. Proces pečování je tvořen řadou dosti různorodých činností, jejichž cílem je dosáhnout optimálních podmínek pro dobrý chod podniku. Lze sem zahrnout činnosti označené slovesy zjišťovat (stavy, změny, tendence), vyvozovat (závěry, poznatky), udržovat (něco v pořádku), odměňovat.

[64]J. Khol (srov. d. c. v pozn. 2) rozlišuje v obecném procesu řízení šest typů řídících činností: první tři typy, činnosti explanační, evaluační a rozhodovací se uplatňují v první ze dvou fází řídícího procesu a vyúsťují do formulace cíle, rozhodnutí, v druhé, realizační[4] fázi řídícího procesu se uplatňují činnosti implementační, motivační a organizační. Při srovnání naší soustavy názvů procesů probíhajících při chodu podniku s Kholovými typy řídících činností se ukázalo, že tyto procesy reprezentují všechny zmíněné typy řídících činností. Jako rozhodovací činnosti lze označit činnosti spadající do procesu označeného slovesem řídit/rozhodovat, proces zpracování je soustavou činností explanačních, projednávání patří mezi činnosti implementační a evaluační, obstarávání lze zařadit do činností organizačních a pečování do činností motivačních. Pouze proces produkování nelze zařadit do obecného systému řídících činností, protože jde již vlastně o sféru realizace, o výsledky řízení hospodářské organizace.

Každou z fází, eventuálně součástí hlavních procesů (tj. řízení/rozhodování, zpracování, projednávání, produkování, obstarávání, pečování), z nichž se skládá činnost podniku, lze ovšem ještě dále konkretizovat. Tak např. činnosti nazvané souhrnně slovesem jednat (je fází procesu projednávání) jsou dosti různorodé. Lze sem zahrnout činnosti označené slovesy zahájit, referovat, informovat, vyjasňovat, diskutovat, kritizovat, připomínat, vyjadřovat se k něčemu atp. Postupnou konkretizací základních procesů zajišťujících existenci a chod podniku lze dojít podle potřeby nejméně ke třístupňové soustavě podnikových činností, která tak názorně zobrazí nejdůležitější podnikové funkce.[5]

V našem příspěvku jsme chtěli upozornit na účast a úlohu jazykové složky v řízení hospodářských organizací, a to jak při vytváření jasných, srozumitelných a výstižných textů, tak při vytváření pojmenovacího systému podnikových řídících činností. Je nepochybné, že zejména druhý úkol je náročný už s ohledem na rozpor mezi množstvím možných, různě významově i stylisticky odstíněných pojmenování činností, které se realizují v rámci hospodářských organizací, a požadavky praxe na jednoznačnost a formalizovanost. Je však třeba tyto obtíže překonávat a konkrétní požadavky společenské a hospodářské praxe, z nichž na některé jsme zde poukázali, pohotově řešit.

---

[1] Oblast řízení je nepochybně jednou z těch, v nichž zejména v současné době probíhá intenzívní proces terminologizace, kdy mnohá slova běžné slovní zásoby nabývají platnosti odborných termínů (o procesu terminologizace srov. v monografii B. Poštolkové Odborná a běžná slovní zásoba současné češtiny, Praha 1984).

[2] Tento příspěvek vznikl na základě použití jedné z metod výzkumu řídící činnosti (srov. o nich J. Khol, Psychologie řízení, Praha 1982), totiž na základě studia organizačních materiálů (podnikových organizačních řádů, směrnic, pokynů, rozhodnutí a příkazů). Jde o zkoumání řídící činnosti realizované pomocí různých druhů psaných textů. Řízení realizované ústní komunikací, zejména v průběhu pracovních porad různých úrovní, ústním projednáváním, v odborných diskusích atp. lze zkoumat pouze pozorováním. Tato metoda je ovšem podstatně náročnější a její výsledky referují nejen o způsobu verbálního i neverbálního chování řídících (i řízených) pracovníků, ale i obecně o průběhu dialogické komunikace v určité sociální skupině lidí.

[3] V podstatě všechny tyto procesy jsou součástí řízení organizace jako celku, jejího chodu a provozu (řídící práce v hospodářské organizaci se pochopitelně uplatňuje na všech úrovních i při všech základních i dílčích činnostech). První verbální model procesu řízení sestavil H. Fayol (Zásady správy všeobecné a správy podnikové, Praha 1931) z činností předvídat, organizovat, rozhodovat, koordinovat, kontrolovat.

[4] L. Nestěrová v publikaci Realizační analýza v řízení, Praha, Institut řízení 1980, uvádí 132 výrazů, jimiž řídící praxe označuje různé druhy realizačních činností.

[5] Podrobněji o tom srov. R. Klabal, Syntax a sémantika deskripce systémů činností. Informačné systémy č. 1, 1978, s. 37—48; Jazyková komunikace v řízení. Organizace a řízení 6/XIII, 1983, s. 94—115; Sémantická typologie podnikových aktivit, Organizace a řízení 5/XV, 1985, s. 89—111.

Naše řeč, ročník 69 (1986), číslo 2, s. 57-64

Předchozí Alena Polívková: Triatlon

Následující Slavomír Utěšený: Názvy pro levou ruku a leváka v českých nářečích