Časopis Naše řeč
en cz

Jak psát podnikové dopisy

Jaroslav Machač

[Posudky a zprávy]

(pdf)

-

Pod tímto názvem vyšla na sklonku minulého roku v Státním pedagogickém nakladatelství příručka pro administrativní pracovníky a frekventanty škol příslušného směru.[1] Její tři autoři se v ní pokusili podat — podle svého zaměření a podle svých odborných zkušeností — co nejvšestrannější poučení o různých stránkách podnikové korespondence. Vycházejí při tom z myšlenky (vyslovené v úvodu redakční poznámky), že „korespondent může být vypěstován ve škole nebo se může sám vychovat; potřebuje k tomu jen snahu a dobré pomůcky“.

První, základní část příručky (s. 1—93), zpracovaná O. Heydem, je koncipována jako uzavřený celek: obsahuje poučení jak o formálně technické, tak i o obsahové stránce podnikové korespondence. Do druhé části (s. 95—142), nazvané Kapitolky o češtině, zařadil K. Sochor jednak přehled o základních normativních jazykových příručkách s poučením, jak jich užívat, jednak více méně samostatné výklady o vybraných otázkách zvláště z oblasti pravopisu, tvarosloví a skladby. Třetí část (s. 143—173), zpracovaná J. Hrubým, obsahuje pak stručně komentované ukázky jednotlivých druhů podnikových dopisů. Jako příloha je k příručce připojena čs. státní norma o úpravě písemností psaných strojem.

Základní část příručky podává přehled o jednotlivých typech podnikových dopisů (podle formy a způsobu vyhotovení i podle účelu, zaměření a obsahu) a základní poučení o technice přípravy i o technice vlastního zpracování podnikových dopisů. Zahrnuje do určité míry i oblast, kterou bychom mohli nazvat praktickou stylistikou tohoto druhu písemných projevů. Pojednává o formální a obsahové stavbě dopisů, a to jak z hlediska pisatele (co se chce sdělit), tak i adresáta (čeho se chce sdělením dosáhnout). Otázce působení textu na příjemce věnuje pozornost ve zvláštní kapitole, nazvané Psychologie podnikového dopisu; na konkrétních textech v ní [175]autor ukazuje, jak vyvolat adresátův zájem o sdělovaný obsah, jak získat jeho pochopení pro eventuální návrhy v dopise obsažené, jak ho přesvědčit o správnosti těchto návrhů, popř. o oprávněnosti nároků, stížností apod., jakým způsobem adresáta přimět, aby se rozhodl podle záměrů pisatele. Správně při tom upozorňuje na to, že i při dopisech určených širokému okruhu osob (např. při tzv. náborových dopisech) i při dopisech adresovaných nějaké instituci musí pisatel přihlížet k tomu, že „každý dopis se nakonec dostává do rukou (určitého) člověka“, že „je to zase jen (určitý, konkrétní) člověk, který dopis čte a o něm rozhoduje“.

Jedním z hlavních cílů, které si autoři příručky vytkli, je přesvědčit její čtenáře a uživatele, že i podnikové dopisy je možno koncipovat osobitě, bez šablon a šroubovanosti, s individuálním přístupem k příjemci a s konkrétním zřetelem k cíli sdělení. S tím je jistě možno souhlasit a vzhledem k obecně vžité představě o úředním stylu, jeho topornosti, šablonovitosti a šroubovanosti je to i velmi užitečné a potřebné. Zdá se však, že autoři svůj odůvodněný odpor proti šabloně poněkud přehnali. Nepřihlížejí totiž dostatečně k tomu, že pro stylovou oblast úředního vyjadřování je užívání určitých automatizací, automatizovaných výrazů a obratů nejen typické, ale i nutné. Pro rychlou stylizaci je potřebuje pisatel, pro snadnou orientaci v textu adresát; úřední styk sám předpokládá v řadě případě stejnou nebo obdobnou (písemnou) reakcí ve stejných nebo obdobných situacích. S pominutím tohoto zřetele se setkáváme jak v partii Heydově, tak i Sochorově. Sochor např. klade (řečnickou) otázku Jste pro pravdivost nebo pro frázovitost v dopisech? a v odpovědi na ni varuje před některými výrazy a obraty, kterých se často užívá mechanicky, popř. nevhodně nebo nadbytečně. Klade tu však do jedné roviny právě taková spojení (jako např. v pádu potřeby, nejeví se nutnost, v případě objednávky apod.) s automatizovaným a terminologizovaným obratem výpis z účtu vykazuje zůstatek ve váš prospěch. Chápeme však, že záměrem obou autorů této praktické příručky bylo spíše překonat a zlomit vžitý názor o tom, že úřední styl musí mít naprosto neosobní a šablonovitý charakter, než upozorňovat na účelnost a funkční oprávněnost automatizovaného vyjadřování.

Výběr témat pro výklady z jazykové praxe považujeme vzhledem k povaze a určení příručky za velmi zdařilý. Platí to zejména o oddílu prvním, věnovaném některým otázkám pravopisným, a o druhém, který vedle výkladů syntaktických (o pořádku slov, o slovesném a jmenném vyjadřování, o stavbě složitějších souvětí, o přechodníkových vazbách, o tzv. falešných větných dvojicích aj.) obsahuje i výklady zabývající se výběrem slov, různou jejich stylovou hodnotou ap. Jde vesměs o témata, která s předmětem příručky těsně souvisejí. Poněkud nahodilý se zdá jen výběr témat s tvaroslovnou problematikou pro oddíl třetí. Názvy jednotlivých oddílů: Slovo a podoba (snad by bylo vhodnější a jeho podoba), Slovo a věta, Slovo a tvar odpovídají fejetonistickému ladění některých „kapitolek“. I při velmi pří[176]stupném populárním podání nedopouští se autor v podstatě vážnějšího zkreslení při výkladech problematiky leckdy dosti složité, i když se určitému zjednodušování přirozeně nevyhnul (snad jen ve výkladu o pořádku slov ve větě přesáhlo toto „zjednodušení“ únosnou míru: za „správný“ se tu považuje jen postup od východiska k jádru výpovědi). Užitečný je rejstřík (obsahující věcná hesla i slovní příklady) na závěr těchto výkladů připojený.

Závěrečná třetí část obsahuje konkrétní ukázky podnikových dopisů se stručnými výstižnými komentáři. I když jde o texty vzorové, nepůsobí dojmem přemrštěné stylizovanosti, jak tomu u příkladů tohoto druhu leckdy bývá. Přesvědčivě dokazují, že tam, kde se uplatňuje určitý osobní zřetel pisatele nebo adresáta, je nejen možné, ale i vhodné sáhnout i v úředním styku k stylizaci osobitější, v níž tento zřetel výrazněji vystoupí.

Závěrem je možno říci, že autorská trojice Heyd-Sochor-Hrubý odevzdala veřejnosti příručku velmi užitečnou, potřebnou a proto i hledanou. Nepochybujeme, že se v brzké době dočká dalšího vydání. Při té příležitosti ji autoři jistě v některých směrech dále propracují, doplní a redakčně sjednotí. Zejména se přimlouváme za to, aby další vydání obsahovalo i souhrnnou objektivizující charakteristiku stylu podnikové korespondence, která by shrnula a z jazykového hlediska prohloubila výklady zatím rozdělené do dvou různých částí. Domníváme se však, že i v dnešní podobě je to dobrá pomůcka; taková, po jaké se volá v úvodní redakční poznámce.

[1] Dr. Oskar Heyd, dr. Karel Sochor, inž. Jaroslav Hrubý, Jak psát podnikové dopisy, Praha 1966, 190 s.

Naše řeč, ročník 50 (1967), číslo 3, s. 174-176

Předchozí Ještě o smolenické lexikografické konferenci

Následující Věra Formánková, Jarmila Syrovátková: K vydání pohádek ze západních Čech